社員の活力を引き上げるには?
341515 「メールしない」本質的な理由  仕事が速い人がやっている仕事のコツ
 
匿名希望 18/12/10 PM03 【印刷用へ
「今日は1日メールの返信で終わった」「メールのせいで仕事がまったく予定どおり進まない」……。世の中では生産性や効率化が叫ばれているのに、毎日のメールのために、思うように動けなくなっている、という方もいるのではないでしょうか。
『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』を出版した、元グーグル人事担当者のピョートル・フェリークス・グジバチさんは、グーグルで働く人は、私たちが思っているように、メールに振り回されることはないといいます。その秘訣をお話しいただきました。
 

みなさんが日頃使っているツールの中で、グーグルでは、意外と使われていないものがあります。何だと思いますか?

実は、それは、メールなのです。

「毎日使っているし、メールは欠かせない」

「メールがないと、仕事にならないよ」
 
と言う人もいると思いますが、一方、こんな不満もあるのではないでしょうか?

「一日中メールの処理に追われて、自分の仕事が何もできなかった」

「メールのやりとりに忙殺される」  

これでは本末転倒ではないでしょうか?

グーグルで働く人たちは、そのあたりが非常に上手です。さまざまなツールを使い分けて、煩雑なやりとりを減らしてしまいます。

具体的にどんなことをしているのか、ご紹介しましょう。

全員で同時に作業すれば10分の1の時間で終わる
ミーティング後、誰かに「今回の内容をまとめておいて」と頼んだり、打ち合わせをした内容をもとに「企画書」「報告書」をつくることもあると思います。

当然、打ち合わせをした後、自席に戻って作業をする必要が出てきます。

さらに、できあがった報告書の内容を何人かで確認するとなると、それぞれの待ち時間もあって、なかなか仕事が終わりません。

グーグルでは、こんな仕事は「その場で1回」で終えてしまうのです。

グーグルのオフィスには、ミーティング用の部屋に必ず大きなスクリーンが設置してあります。

議事録をとるのも、資料を作成するのも、誰かがひとりでパソコンに向かって書き込むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメントに全員が同時に書き込めば、その場でほとんどできます。

このやり方は、ミーティングに限らず、プロジェクトを進めるときにも有効です。よくあるのは、誰かがワードやパワーポイントで文書を作成した後、メールに添付して送信し、それを見た人が必要なコメントを書き込んで返信するというやりとりです。同じ名前で保存してしまうと、誰がチェックしたバージョンかわからなくなってしまうので、「バージョン1」「バージョン2」のように数字を入れたり、「日付」や「チェックした人の名前」を入れて保存し直したりするわけです。

しかし、いちいち名前を変えるのは面倒で、間違いが起きやすいし、ムダな時間が発生します。

グーグルの場合は、ファイルを添付してメールで送るという方法はとりません。メールで、「資料をアップしたので、必要があればいつまでに修正してください」と、グーグルドキュメントのリンクを添えて関係者に流しておけば、各々が各自で考えて修正を入れてくれます。そして、締め切りがきたらそこで終了です。この方法だと、すぐに完成させたい場合は、チャット機能や、ビデオ会議のできるグーグルハングアウトなどでお互いに話しながら、すぐその場で完成させてしまいます。

つねに最新バージョンを全員で共有できるので、文書のバージョン管理からも解放されます。

編集してメールで送ってまた編集して、というのでは、時間のロスが多すぎる。メールのやりとりではなく、その場のやりとりで仕事を完成させてしまうのです。

これを利用すると、進捗管理などもわざわざ人を集めてやる必要がありません。全員が共有ファイルにアップして、それを確認すればよいだけです。そもそも順調なら報告しませんし順調でなかったら相談します。それだけのことではないでしょうか?
 
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