企業を共同体化するには?
303975 その会議は本当に必要か?「時間」は最も重要な資源
 
野崎章 ( 40 会社員 ) 15/05/14 PM06 【印刷用へ
 仕事先の方々を見ていると、どの会社でも年々「会議」が増えているように思う。会議でスケジュールがびっしり。会議室の予約、参加者の調整に四苦八苦。それで物事が前進していれば良いのですが、どの会社の方々も「会議疲れ」のような状況。何かおかしい。

 今回は、そんな「会議」を再考する記事を紹介します。

リンク より引用。

※※※以下、引用※※※

その会議は本当に必要か? 不要な会議を減らし、仕事を効率化するための4つの質問

会議の際に、すばらしい頭脳をもった人たちが集まると、信じられないようなアイデアや企画が出ることがあります。しかし、残念ながら、世の中の会議の多くが非効率なものになっています。

往々にして組織というものは、最も不足している資源である「人の時間」の使い方に対して無責任になりがちです。米国での調査によると、ひと月に行われる会議の平均的な回数は約62回。それらの会議に費やされる時間を毎回1時間として、そのうちの半分、つまりあなたの人生のうち31時間近くが毎月ムダになっていることが明らかになりました。

会議中には、労働者の73%が別の仕事をしていて、91%がぼんやりしているだけです。その間の人件費を計算すると、米国企業が不要な会議のために支払っている給料は毎年約37億ドル(約4421.6億円)にも上ります。

わかりきったことですが、不毛な会議はやめなければなりません。しかし、それぞれの会議が必要であるか否かを正確に判断するのは、言うは易く行うは難しです。それを判断する指標として、『How to Invest Your Time Like Money』の著者であるElizabeth Grace Saunders氏は、4つの簡単な質問を提案しています。

今置かれている状況について考え抜いたか?
まだ考え抜いていなかったら、少し時間を取って戦略的に考えましょう。その間、プロジェクトの範囲、現状、重要となり得る局面をそれぞれ評価して、意味のある前進をするための行動計画を練りましょう。

課題を解決するために、他の人からの情報が必要か?
他の人からの情報が不要でしたら、会議を予定に入れる代わりにToDoリストを更新して行動を起こしましょう。

課題を解決するために、リアルタイムの会話が必要か?
関係者を集めた会議で、全員が資料を読んでいる様子を手持無沙汰に眺めるのではなく、関係者全員に各自閲覧が可能な資料をメールなどで送って、それに対するフィードバックを返してもらいましょう。そのほうがずっと効率的です。

課題を解決するために、顔を合わせた会議が必要か?
オンラインチャットなら、短時間で質問に答えられます。さらに掘り下げた会話が必要な場合は、電話やビデオ会議を予定すればうまくいくかもしれません。

これら4つの質問を終えても、まだ顔を合わせた直接的なコミュニケーションが必要と考えるなら、どうぞ会議の予定を立ててください。

しかし、ここで注目してほしいのは、人の時間をムダに使わないようにする責任は、会議の召集者だけが負っているのではないということです。出席予定者も「この会議は必要か?」と問うべきです。Saunders氏が提案した質問を、会議の参加者に合わせて変えると次のようになります。

1.私がいない状態で、この状況を熟考したのか?
2.課題を解決するために、私の情報提供が特に必要なのか?
3.リアルタイムで話をする必要があるか?
4.直接会う必要があるか? それともオンラインでも大丈夫か?

IntelでCEOを務めたことのあるAndy Grove氏は、かつて次のように書いていました。「会社の従業員がオフィスの備品を盗むのを許さないように、自分の時間を盗ませてはいけません」。正しい意志決定プロセスを用いれば、出席する会議の数を劇的に減らせます。

そして、最終的に会議を開くことになれば、それは必要な会議となるはずです。一致団結を促進し、創造力を解き放ち、あなたとチームがより短時間で本質を見極められる(そしてすばやく仕事に戻れる)会議となるはずです。

※※※引用、以上※※※
 
 
  この記事は 300925 に対する返信です。
 この記事に対するトラックバックURL  http://www.rui.jp/tb/tb.php/msg_303975

 この記事に対する返信とトラックバック
304387 フィンランドの会議は、日本の15分の1 倉橋利弘 15/05/27 PM06

  [戻る]  


◆実現論本文を公開しています。
 実現論 : 序  文
 第一部 : 前  史
 第二部 : 私権時代
 第三部 : 市場時代
 第四部 : 場の転換
 参考文献

 必読記事一覧
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
大転換期の予感と事実の追求
実現論の形成過程
自考のススメ1.未知なる世界への収束と自考(1)
自考のススメ1.未知なる世界への収束と自考(2)
自考のススメ1.未知なる世界への収束と自考(3)
自考のススメ1.未知なる世界への収束と自考(4)
自考のススメ2.現代の不整合な世界(問題事象)(1)
自考のススメ2.現代の不整合な世界(問題事象)(2)
自考のススメ2.現代の不整合な世界(問題事象)(3)
自考のススメ3.自考力の時代⇒「少年よ、大志を抱け」(1)
自考のススメ3.自考力の時代⇒「少年よ、大志を抱け」(2)
1.これから生き残る企業に求められる能力は?
2.私権圧力と過剰刺激が物欲を肥大させた
3.市場の縮小と根源回帰の大潮流
4.共認回帰による活力の再生→共認収束の大潮流
5.自我と遊びを終息させた’02年の収束不全
6.同類探索の引力が、期応収束を課題収束に上昇させた
7.情報中毒による追求力の異常な低下とその突破口
8.大衆支配のための観念と、観念支配による滅亡の危機
9.新理論が登場してこない理由1 近代観念は共認収束に蓋をする閉塞の元凶となった
10.新理論が登場してこない理由2 専門家は根本追求に向かえない
11.学校教育とマスコミによる徹底した観念支配と、その突破口(否定の論理から実現の論理への転換)
12.理論収束の実現基盤と突破口(必要なのは、実現構造を読み解く史的実現論)
近代思想が招いた市場社会の崩壊の危機
新理論を生み出すのは、専門家ではない普通の生産者
現実に社会を動かしてきた中核勢力
私権時代から共認時代への大転換
市民運動という騙し(社会運動が社会を変えられなかった理由)
民主主義という騙し:民主主義は自我の暴走装置である
統合階級の暴走で失われた40年
大衆に逆行して、偽ニッチの罠に嵌った試験エリートたち
新理論の構築をどう進めてゆくか

『るいネット』は、46年の実績を持つ起業家集団・類グループが管理・運営しています。るいネットワーク事務局(Tel:0120-408-333, E-mail:member@rui.ne.jp